litceysel.ru 1

УТВЕРЖДЕНЫ


Постановлением президиума РК

Белорусского профсоюза работников

строительства и

промстройматериалов

17 декабря 2003 г., протокол № 1


РЕКОМЕНДАЦИИ

по ведению делопроизводства в первичных организациях

Белорусского профсоюза работников строительства и

Промстройматериалов


1. Общие положения

Рекомендации составлены в целях установления единого порядка по работе с документами и правильного ведения делопроизводства в первичных организациях профсоюза.

2. Организация делопроизводства


  1. Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия и включает в себя часть работы с документами, связанной с их оформлением, регистрацией входящей и исходящей корреспонденции, контролем за исполнением документов, ведением протокольного хозяйства, формированием документов в дела, обеспечением их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.

  2. Ведение делопроизводства поручается одному из членов профсоюзного комитета или специально назначенному работнику.

  3. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.

Рекомендуемый перечень дел для профсоюзного комитета прилагается (приложение № I).

Прием поступающей корреспонденции:

  1. Поступающая в профсоюзный комитет корреспонденция рассматривается председателем или его заместителем после ее регистрации в журнале или карточке. (Форма журнала регистрации входящей корреспонденции прилагается).
  2. В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена первой в адресате.


  3. На всех, поступивших в профсоюзный комитет документах и приложениях к ним в правом нижнем углу первого листа проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции. При отсутствии свободного места на письмах граждан возможно проставление штампа в правом верхнем углу.

  4. Нумерация документа (начиная с № 1) ведется в пределах календарного года.

  5. Документы статистического и информационного характера, полученные от цехкомов, профгрупп и комиссий профкома, могут не регистрироваться.

  6. Письменные и устные обращения граждан регистрируются отдельно от писем организаций. К номеру документа прибавляется алфавитная буква заявителя. Например, вх. № 10-Д (Денисов).

Контроль за исполнением документов:

2.10. На контроль ставят наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.

За своевременное и правильное исполнение документов в профкоме отвечают его руководители (председатель и его заместитель).

2.11. Формы и методы контроля зависят от организационных и технических условий каждого конкретного профсоюзного комитета.

Контроль за исполнением документов рекомендуется вести на карточках, в журналах с теми же порядковыми регистрационными номерами, которые были присвоены документам при поступлении, а также можно производить с помощью счетно-перфорационной и электронно-вычислительной техники.

2.12. Сроки исполнения могут быть индивидуальными и типовыми. Индивидуальные сроки исполнения указываются в самом документе или устанавливаются резолюцией руководителя.

Если в документе или резолюции руководителя срок исполнения не указан, то устанавливается типовой срок исполнения документов, который не должен превышать 10 дней.

По документам, требующим изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения и обсуждения их на заседаниях профсоюзного комитета, срок исполнения не должен превышать 30 дней.


Заявления и жалобы трудящихся разрешаются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня их поступления.


  1. Все контрольные документы передаются на исполнение под расписку с указанием даты получения документа исполнителем и проставлением отметки "К" (контроль) на документах и в регистрационных формах.

  2. Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону) необходимо сделать отметку на нем об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.

  3. Не реже чем два раза в месяц осуществляется выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ исполнения документов и делается информация на заседании профсоюзного комитета или его президиума.

Регистрация и отправка исходящих документов:

  1. Все документы, исходящие из профсоюзного комитета, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции. (Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции прилагается).

  2. На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу (карточке).

  3. Ответы на обращения граждан имеют тот же регистрационный номер, который был дан им при поступлении (№ 10-Д).

  4. Протоколы и постановления отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.
  5. Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также документы финансово-хозяйственного порядка удостоверяются печатью профсоюзного комитета. Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.


  6. Оформленные и снятые с контроля документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел профсоюзного комитета.

3. Оформление материалов заседаний профсоюзного комитета

3.1. Оформление протоколов заседаний профсоюзного комитета и его президиума рекомендуется по следующей форме:


Наименование профсоюза

Наименование вышестоящей профсоюзной организации

Наименование профсоюзного комитета

Протокол

02. 04. 2003 г. № 2

заседания профсоюзного комитета (или президиума)

Председательствующий (фамилия, инициалы)

Присутствовали:

Члены профсоюзного комитета (президиума), (фамилии, инициалы в алфавитном порядке)

Приглашенные: (фамилия, инициалы, должность), если более 10-ти человек, указать: список прилагается.

Повестка дня:

1. (Наименование вопроса)

2.

3.

1. СЛУШАЛИ: (Вопрос повестки дня, фамилия, инициалы, должность докладчика). Текст доклада, информации, сообщения включается в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается.

Выступили:

1. (Фамилия, инициалы, должность, текст выступления дается при необходимости).

Постановили: (текст постановления включается в протокол или указывается, что на _____ листах прилагается).

После голосования постановление принято.

Итоги голосования: за: ______,

против : ________,

воздержались: ________.

  1. СЛУШАЛИ:

Постановили:


Председатель профкома (подпись) Расшифровка подписи

(инициалы, фамилия)

  1. В протоколах профсоюзных собраний, конференций и заседаний профсоюзного комитета или его президиума в последовательности, установленной повесткой дня, по каждому вопросу включаются или прилагаются к протоколу тексты докладов и выступлений в прениях и принятые постановления.


  2. Документы — приложения к протоколам формируются в последовательности принятых постановлений, при этом они должны быть соответствующим образом оформлены (наличие подписей, виз, дат и т. п. ).

3. 4. При оформлении постановления, прилагаемого к протоколу, рекомендуется следующая его форма:


Наименование профсоюза

Наименование вышестоящей организации профсоюза

Наименование профсоюзного комитета (президиума).

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Дата, №

(протокол — пункт)

Заголовок

Текст постановления

Должность Подпись Расшифровка подписи


  1. Постановления профсоюзных собраний, конференций визируются председательствующим без указаний должности, при размножении виза не воспроизводится, а для заверения их подлинности на всех экземплярах проставляется печать профсоюзного комитета.

  2. По вопросам, принятым совместно с администрацией предприятия оформляются решения. Подписи руководителей располагаются на одном уровне.

  3. Проекты постановлений (решений), по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются соответствующими исполнителями, но не более чем в 2— 3-дневный срок или в срок, установленный профсоюзным комитетом.

  4. По вопросам оперативного характера в исключительных случаях могут приниматься постановления и решения в рабочем порядке без обсуждения их на заседаниях, визированием членами профсоюзного комитета (президиума) и соответствующими должностными лицами.

  5. Примерный перечень вопросов, по которым могут быть приняты постановления в рабочем порядке, определяется профсоюзным комитетом по согласованию с вышестоящим профсоюзным органом.

3.10. Постановлениям, принятым между заседаниями профсоюзного комитета, присваивается очередной номер протокола. В этом случае протокол не оформляется, а в дело формируются подлинники постановлений, принимаемых в рабочем порядке, и документы к ним.


После подписания и проставления даты они регистрируются в перечне, составляемом по прилагаемой форме.


  1. Протоколу очередного заседания профсоюзного комитета присваивается следующий порядковый номер.

  2. Нумерация протоколов собраний, заседаний профсоюзных комитетов и их президиумов ведется в течение срока полномочий профсоюзного органа.

3.13. По отдельным вопросам составляются выписки из протокола, которые рекомендуется оформлять по следующему образцу: (образец прилагается).


Приложение № 1

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДЕЛ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА

(При составлении конкретной номенклатуры дел профсоюзного комитета в нее включаются фактически заводимые дела)


п/п

Наименование

Срок хранения (должен быть согласован с архивным органом)

Примечание

1

2

3

4

Организационные вопросы

1.

Постановления, письма и рекомендации


вышестоящих профсоюзных органов


ДМН

(до минования

надобности)

Возможно

формирование

нескольких дел

(по корреспондентам)

2.

Постановления, решения и информационные письма местных исполнительных и распорядительных органов, органов государственной власти и управления

ДМН




3.

Приказы (распоряжения) руководителя предприятия, организации (копии)

ДМН




4.

Протоколы профсоюзных конференций.

собраний, активов и документы к ним

Постоянно

10 лет—для

организаций, не

образующих документ научно-исторического значения

5.

Документы по организации и проведению профсоюзных конференций, собраний (выписки из протоколов об избрании делегатов, графики собраний профсоюзных организаций и т. п. )


ДМН

Хранятся до очередной отчетно-выборной конференции, собрания

6.

Протоколы заседаний профсоюзного комитета, его президиума, документы к ним

Постоянно

—"—

7.

Планы работы профсоюзного комитета и его комиссий

ДМН

—"—

8.

Документы по организации работы цехкомов (профбюро) и их комиссий: списки, справки об их деятельности и т. п.

ДМН

Хранятся до очередной отчетно-выборной конференции, собрания

9.

Документы по организации работы профгрупп (списки профгрупоргов, справки об их деятельности и т. д. )

ДМН




10.

Документы комиссий профсоюзного комитета


ДМН

Дело может формироваться отдельно по каждой из комиссий

И.

Коллективный договор и документы по его подготовке, принятию и проверке его выполнения

Постоянно




12.

Годовые статистические отчеты профсоюзного комитета и подведомственных ему организаций профсоюза

Постоянно




13.

Документы по обучению профсоюзных кадров и актива (учебные планы, методические, справочные пособия, списки. графики и т. п. )

ДМН

Хранятся до очередного отчетно-выборного собрания (конференции)

14.

Справки проверок работы профсоюзного (цеховых) комитетов, профгрупп

Постоянно


15.


Переписка по вопросам профсоюзной работы

ДМН




16.

Обращение граждан и переписка по их рассмотрению

5 лет




17.

Карточки или журналы учета приема граждан

5 лет




18.

Учетные карточки членов профсоюза

До снятия с учета (не востребованные— 1 год)




Делопроизводство

19.

Инструкции, указания, положения, в том числе по вопросам работы с документами

До замены новыми


20.


Номенклатура дел, историко-архивная справка, описи надела постоянного срока хранения, акты на уничтожение дел профсоюзного комитета

Постоянно

(в делах профкома не менее 10 лет)

21.

Журнал (картотека) регистрации входящей корреспонденции

5 лет




22.

Журнал (картотека) регистрации исходящей корреспонденции

5 лет




23.

Журнал регистрации обращений граждан (предложений, заявлений и жалоб)

5 лет




24.

Журнал учета выдачи командировочных удостоверений

5 лет




Бухгалтерия профсоюзного комитета-

25.


Инструкции, указания, директивные

письма по финансовой работе, бухгалтерскому учету и отчетности

До замены

новыми




26.

Сметы, утвержденные штатные расписания, дополнения и изменения к ним, годовые финансовые отчеты

Постоянно

См. примечание

к делу № 4

27;

Отчеты по всем направлениям финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета

Постоянна




28.

Кассовые, мемориальные, банковские документы со всеми приложениями к ним (счета, накладные, квитанции, акты, поручения, договоры, заявления на материальную помощь, авансовые отчеты и т. п. )

3 года


29.


Журнал регистрации банковских поручений

3 года




30.

Журнал регистрации приходно-расходных документов

3 года




31.

Книги (карточки) материально-хозяйственного учета профсоюзного комитета и подведомственных ему организаций

Постоянно




32.

Журнал-главная

5 лет




33.

Акты, ведомости переоценки и определения износа основных средств фондов

Постоянно


34.


Акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности профсоюзного комитета, приемо-сдаточные акты материально-ответственных лиц. в том числе составляемые при переизбрании председателя профсоюзного комитета

5 лет




35.

Лицевые счета работников профсоюзного комитета (на выдачу заработной платы)

75 лет




36.

Переписка по финансовым вопросам с организациями

ДМН




37.

Книга учета полученных и выданных

3 года после







профсоюзных билетов

перерегистрации




38.

Акты об уничтожении учетных карточек

ДМН







не снявшихся с учета членов профсоюза







39.

Журнал учета оттисков печатей и штампов

До замены

новыми




40.

Учетные документы органов статистики и налоговой инспекции, документы о постановке организации профсоюза на учет в местах исполнительных и распорядительных органах, регистрации в качестве юридического лица

Постоянно




41.

Договоры, заключаемые с банком о кассовом обслуживании


ДМН






Примерный перечень дел цехкома


  1. Постановления профсоюзного комитета, вышестоящих профсоюзных органов (копии)

ДМН

  1. Протоколы собраний профсоюзной организации и заседаний цехкома и материалы к ним

ДМН

  1. Списки членов цехкома (профбюро), комиссий и профгрупоргов, схема организационной структуры

ДМН

  1. Книга учета предложений, высказанных на профсоюзных собраниях

5 лет после регистрации книги

  1. Документы комиссий цехкома (профбюро)

ДМН

  1. Учетные карточки членов профсоюза

До снятия с учета (не востребованные— 1 год)

  1. Акты об уничтожении учетных карточек

3 года

  1. Протоколы профсоюзных собраний структурных подразделений


ДМН

Примечание: Профгрупорги, как правило, ведут делопроизводство в дневнике профгрупорга


Приложение к п. 2. 16

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

Исходящий номер

Дата

Куда и кому адресован документ

Краткое содержание

1

2

3

4




Кол-во листов

Кем подписан

Исполнитель

Какой входящий № исполнен

Номер дела

Примечание

5

6


7

8

9

10


Приложение к п. 2. 4.

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции


№ п/п

Число и месяц регистрации

От кого поступил документ. № и дата

Заголовок или краткое содержание поступившего документа

Резолюция руководства, кому и когда передан для

исполнения

1

2

3

4

5

Продолжение формы

Срок исполнения

Роспись в получении

Отметка об исполнении

№ дела, в котором хранится документ


6

7

8

9

Приложение к п. 3. 10.

ПЕРЕЧЕНЬ

постановлений, принятых в рабочем порядке с

по к протоколу № профсоюзного комитета

(наименование организации)

Пор № протокола постановления

Дата подписания постановления

Краткое содержание

Кем подписано

Количество листов

Страницы в деле

1

2

3

4

5

6


Приложение к п. 3. 13.

Наименование профсоюза

Наименование вышестоящей организации профсоюза

Наименование профсоюзного комитета

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА

02.03.2001 №

заседания профсоюзного комитета (президиума)


СЛУШАЛИ: (наименование вопроса)

ПОСТАНОВИЛИ: (текст постановления)

Председатель (подпись) (инициалы, фамилия)


Форма протокола собрания профсоюзной организации (конференции)


ПРОТОКОЛ №

собрания (конференции) профсоюзной организации

(указать какого предприятия)


На учете (избрано) — указать кол-во членов профсоюза или делегатов конференции)

Присутствует — (кол-во человек)

Президиум собрания (конференции)

В работе собрания (конференции) принимают участие:

(фамилия, инициалы, должность представителей)

ПОВЕСТКА ДНЯ:


  1. (наименование вопроса)

  2. и т. д.


1. СЛУШАЛИ: (фамилия, инициалы докладчика) (доклад прилагается)

ВЫСТУПИЛИ: (фамилия, инициалы выступающего и краткое содержание выступления. Оно должно правильно передавать основное содержание выступлении)

Профсоюзное собрание (конференция) ПОСТАНОВЛЯЕТ:

(констатация фактов и постановляющая часть)

Если постановление написано отдельно, то в протоколе делается запись "постановление прилагается".


2 (аналогично первому вопросу)

Подпись (протокол собрания (конференции) подписывает председатель президиума секретарь)