litceysel.ru
добавить свой файл
1

 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ МФУ



Кудряшова А.А., Лопухин Я.Н.

Томский государственный университет



Тенденция внедрения средств информационных технологий совершенно очевидна в эпоху лавинообразного развития средств телекоммуникаций, повсеместного использования экспертных систем, автоматизированных банков знаний и данных.

Информационно-компьютерная революция радикально технологизирует интеллектуальную деятельность с помощью компьютеров и современных средств связи.

Очевидно, что образование с активным использованием сети Интернет будет бурно развиваться и расширяться, поэтому данное направление является весьма актуальным.

Российская система образования активно интегрируется в глобальное образовательное пространство, а информация является существенным компонентом конкурентоспособности.

Проблема российских информационных ресурсов, посвященных образованию, заключается в том, что они часто строятся по принципу минимальной достаточности, ресурс воспринимается как возможность, которую можно использовать, но без которой можно и обойтись.

Наблюдается несоответствие между вполне развитой коммуникационной инфраструктурой и недостаточным содержательным наполнением. [1, с. 70]

В настоящий момент факультетами нередко проводятся самостоятельные работы по структурированию своих информационных ресурсов.

Целью данной работы является исследование информационного обеспечения Международного факультета управления. Уже в самой постановке проблемы заложены основы исследования: рассмотреть информационное обеспечение в рамках информационной системы факультета. В рамках данной работы цель исследования и описание информационной системы факультета не является самоцелью, а использование в качестве материала для разработки раздела «Достижения студентов», так как помимо этого будут рассматриваться и другие варианты решения. Обращение к данной проблеме обусловлено тенденциями развития современного информационного общества, в котором важное место занимает информация, к которой предъявляют следующие требования: корректность, доступность, полнота, актуальность, достоверность, адресность.



В работах Ф.П. Тарасенко [2] и [3], посвященным технологии прикладного системного анализа, мы находим методологические основы для нашего исследования.

В 2008 году на сайте МФУ не было раздела посвященного достижению студентов, что доставляло определенные неудобства пользователям. Задачи данной работы состоят в создании и реорганизации существующих форм представления информации, и создание возможности обратной связи с посетителями.

Для выполнения поставленных задач предусматривается:


  • исследование проблемной ситуации, (связанной с неудобствами пользователей)

  • выработка улучшающего вмешательства по технологии ПСА

  • реализация улучшающего вмешательства

Исследование построено с опорой на двенадцать этапов технологии системного анализа:

1. Фиксация проблемы. Проблема, которую сформулировал деканат МФУ, заключается в следующем: сотрудники, студенты, абитуриенты, выпускники и преподаватели недостаточно информированы о достижениях студентов в учебной и внеучебной деятельности. Это вызвано:

    1. отсутствием в открытом доступе необходимой информации,

    2. несистематизированностью и недостаточностью информации (в частности на Web-узле Международного факультета управления http://mfu.tsu.ru), связанной с достижения студентов в учебной и внеучебной деятельности,

    3. низкой скоростью предоставления новых сведений и достижения этих сведений адресата.

2. Диагностика проблемы. Какой из способов решение проблемы применить для решения данной проблемы, зависит от того, выберем ли мы воздействие на самого недовольного субъекта или вмешательство в реальность, которой он недоволен.

Задача данного этапа состоит в том, чтобы поставить диагноз – определить, к какому типу относится проблема. Постановка диагноза – сложное дело. Ошибка в диагнозе приведет к неверным действиям и принесет лишь вред и улучшающее вмешательство не окажется таковым.


Решение данного вопроса лежит на поверхности. Очевидно, что в ситуации решения проблемной ситуации, необходимо выбрать именно вариант вмешательства в реальность, которой недоволен клиент.

3. Составление списка стейкхолдеров. Давайте рассмотрим, кто в нашей ситуации является пользователями, и что же конкретно является объектами их пользования:


  1. Студенты: информация о достижениях студентов включающая итоги олимпиад, конкурсов и конференций; о сборниках творческих работ студентов; о внеучебной жизни студентов, а именно о мероприятиях проходящих на МФУ.

  2. Преподаватели МФУ: возможность получить информацию о достижениях студентов в различных областях, с целью привлечения их научного и творческого потенциала для определенных проектов.

  3. Абитуриенты: в качестве общего ознакомления с достижениями студентов и будущими возможностями.

  4. Сотрудники МФУ: вся информация о мероприятиях происходящих на факультете, связанной с внеучебной и учебной деятельностью факультета.

  5. Выпускники МФУ: могут интересоваться деятельностью факультета по своим личным связям или по поводу сотрудничества со студентами, например, принятие на практику в свою организацию студентов, имеющие какие-либо достижения в определенной области т.д.

  6. Потенциальные работодатели (к примеру, Администрация Томской области, Мэрия города Томска) интересуются данной информацией, так как между ними и факультетом существует определенное сотрудничество, в рамках которого многие студенты МФУ проходят практику в этих учреждениях, а некоторые остаются работать по окончании университета.

В каждой ситуации есть те, кто работает, выполняя какие-то действия. Наше вмешательство не должно им навредить. Надо внести их в список стейкхолдеров.

Преподаватели и сотрудники являются также и исполнителями в нашей ситуации, потому что они сами предоставляют информацию для размещения.

А сами исследователи в данном случае являются исполнителями проекта.

Грамотно построенное информационное обеспечение является составной частью успешного ведения учебного и внеучебного процесса на факультете, так что руководители в этом плане заинтересованы в улучшении доступа к информации и, следовательно, поддерживают исследователей и остальных исполнителей будущего улучшающего вмешательства.

4. Выявление проблемного месива. Для определения проблемного месива был проведен опрос стейкхолдеров, обозначенных на предыдущем этапе.

Студенты, преподаватели и сотрудники МФУ: информация о достижениях студентов может появляться в разных местах, а потом исчезать, также бывают не все оперативно информированы обо всех мероприятиях, проходящих на МФУ. Абитуриенты, выпускники и потенциальные работодатели: существуют сложности в получении подобной информации, так как возможности регулярно бывать на МФУ у нас нет.

5. Определение конфигуратора. Конфигуратором называется минимальный набор профессиональных языков, позволяющий дать полное (адекватное) описание проблемной ситуации и ее преобразований[2]. В нашем случае выделим языки журналистики, рекламы, PR, пользователей интернета, веб-дизайна и веб-программирования.

6. Целевыявление. Иногда цели можно сформулировать как позитивное зеркальное отображение негативной формулировки проблемы. Но чаще одна проблема порождает несколько целей, особенно если стремиться к их конкретности.

Преподавателям и сотрудникам необходимо «пространство» для размещения информации, которая будет динамически обновляться.

Студентам, абитуриентам, выпускникам и потенциальным работодателям необходима, свежая и полная информация.

Таким образом, все стейкхолдеры отмечают, что решение, которое будет принято, должно сделать информацию доступной, полной, удобной к восприятию и динамически обновляемой. Следовательно основная цель в существующей информационной системе МФУ создать информационный ресурс, который предоставит систематизированную и полную информацию для пользователей.


7. Определение критериев. Критерии являются количественными моделями качественных целей. Необходимо выбирать такие критерии и столько критериев, чтобы в своей совокупности они являлись адекватной моделью цели.

В нашей работе были выделены количественные критерии:


  1. Скорость (обмена информацией, обновления предоставляемой информации).

  2. Стоимость реализации улучшающего вмешательства (соотношение цена-качество).

  3. Популярность ресурса (количество обращений к ресурсу).

  4. Удобство пользования ресурсом (количество положительных отзывов).

  5. Объем представленной информации и срок ее хранения (он должен быть достаточно информативным, и занимать как можно меньше места).

И качественные критерии:

  1. Качественный дизайн (привлекательность, сочетаемость цветов).

  2. Отношение пользователей информации к ресурсу (наличие и содержание позитивных и негативных отзывов).

8. Экспериментальное исследование системы. Осуществившиеся результаты эксперимента фиксируются в виде протокола наблюдений. Эта запись - не сам эксперимент, а описание его результата, т.е. его модель. Понимая термин «язык» широко, можно сказать, что протокол наблюдений - это запись результатов эксперимента на некотором языке.

В нашем случае мы пройдем следующие этапы прямого эксперимента:

  1. Разработка структуры информации, которая будет представлена на ресурсе.

  2. Внедрение информационного ресурса, в котором находилась бы информация о достижениях студентов.

  3. Наблюдение за работой раздела: фиксация происходящего на входах и выходах данной системы, если возникают проблемы или трудности, принятие мер по их решению.

  4. Организация обратной связи (сбор мнений от пользователей ресурса).

9. Построение и усовершенствование моделей. При моделировании мы будем использовать всю информацию, полученную при выполнении всех этапов системного анализа. На рис. 1 построим модель структуры проблемной ситуации.





Рисунок 1 Модель проблемной ситуации

a) МФУ каждый год обновляет информацию о себе посредством буклетов и других рекламных проектов.

b) Собственная газета факультета «Мой Фактор Успеха» с помощью самих студентов предоставляет немало информации по данной тематике.

c) МФУ регулярно проводит мероприятия (например, день иностранных языков, «Ах! Картошечка!», день рождения факультета, различные конкурсы), о которых необходимо сообщать всем стейкхолдерам. Для этой цели деканатом используются, в основном, информационные стенды.

d) Преподаватели, сотрудники и студенты передают разработчикам сайта МФУ информацию, которую они желают разместить на сайте.

e) Разработчики сайта помещают информацию на сайте МФУ. Информация находится в открытом доступе и доступна всем заинтересованным лицам.

f) Стейкхолдеры по мере необходимости обращаются к представленной информации и материалам.

g) Между поставщиками информации и стейкхолдерами постоянно происходит общение и взаимодействие.

10. Генерирование альтернатив. В процессе проведения экспертизы по методу комиссии участниками были предложены следующие варианты выбора приоритетного направления улучшающего вмешательства:


  • стенды для объявлений;

  • создание буклетов и газет, в которых будет присутствовать данная информация;

  • создание раздела «Достижения Студентов» в структуре сайта МФУ.

11. Выбор или принятие решения. Используя результаты этапов 7 и 10 проведем выбор между альтернативными вариантами:

Стенды могут выигрывать по критерию популярности, в связи с тем, что ежедневно на факультете проходит большой поток студентов, у которых проходят занятия в учебных аудиториях факультета. Но данный вариант проигрывает по критерию удобство пользования ресурсом так как занимают много места, информация доступна только в помещении МФУ, а у студентов может не быть постоянного доступа к данному информационному ресурсу. С материалами и объявлениями можно ознакомиться только на самом стенде, заинтересовавшую информацию необходимо записать. Информация со временем просто исчезает. Следует отметить относительно высокие затраты на поддержание данного ресурса.


Создание буклетов с необходимой информацией. Данный вариант выигрывает по критерию удобство пользования ресурсом. Однако в этом случае информация статична, ее невозможно обновить. Также присутствуют высокие затраты на создание и поддержание данного ресурса.

Сайт МФУ в настоящий момент имеет неплохую популярность (в основном среди студентов) является источником новостей факультета, средством общения посредством форума МФУ. Правда, далеко не все стейкхолдеры приучены использовать интернет в подобных целях. Скорость обмена информацией посредством данного ресурса потенциально выше, хотя и в настоящий момент она не используется в полной мере. Процесс обновления информации на сайте также не занимает много времени. Вся информация будет располагаться по построенным заранее шаблонам. Благодаря хорошей структурированности раздела, удобной навигации, данный ресурс будет удобен в использовании. Стоимость реализации данного проекта по затратам ресурсов значительно ниже альтернативных. Объем информации, а также возможность длительного хранения (посредством создания электронных архивов), позволяет данному варианту значительно лидировать по пятому критерию.

Проведем экспертное оценивание (10 балльное) альтернативных вариантов по вышеперечисленным критериям с использованием весов.


Таблица 1. Многокритериальное экспертное сравнение.

Вари-анты

Скорость
(1)

25%

Стоимость реализации
(2)

15%

Популярность
ресурса
(3)

20%

Удобство использования
(4)

25%

Объем информации

(5)

15%


Полезность ресурса
супер-критерий

Стенды

8

6

8

5

5

6,5

Буклет

8

4

5

9

6

6,75

Сайт

8

8

7

8

10

8,1


Исходя из проведенного анализа, наиболее приоритетным в реализации является вариант – создание раздела в структуре сайта МФУ. Конечно, реализация этого варианта, не исключает параллельную реализацию других (что и происходит на факультете).

12. Реализация улучшающего вмешательства. В настоящий момент выполнена первая часть проекта http://ich.tsu.ru/Dostizhenia/index.htm, которую предполагается постоянно пополнять и улучшать за счет информации и замечаний, которые предоставляют все стейкхолдеры.

В заключении следует пожелать МФУ научиться пользоваться ресурсами информатизации для улучшения своей профессиональной среды, т.е. не просто иметь, например, информационный ресурс, а сделать его таким, чтобы он нес определенные выгоды для пользователей.

Что касается сайта МФУ в Интернете и возможности внесения преобразований именно в него, – Web-сайт – это лицо факультета в Интернете, он оказывает немалое влияние на имидж и популярность МФУ, поэтому руководство заинтересовано в том, чтобы он способствовал улучшению дел факультета.


Литература

  1. Корню Б. Новые задачи образования в обществе знания// Информатика и образование. 2007. №3. С.3-10.

  2. Тарасенко, Ф.П. Прикладной системный анализ (Наука и искусство решения проблем): Учебник – Томск: Изд-во Том.ун-та, 2004. – 186с.

  3. Перегудов Ф.И., Тарасенко Ф.П. Основы системного анализа. – Томск, 1997. – 320 с.