litceysel.ru
добавить свой файл
1
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ


начальника архивного отдела администрации Кирсановского района

1. Общие положения.

Прием на главную муниципальную должность осуществляется на условиях трудового договора (контракта), заключенного с главой района.

Назначение на главную муниципальную должность и освобождение оформляется распоряжением администрации района.

На должность начальника архивного отдела, замещающего главную муниципальную должность назначается лицо, имеющее высшее образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет, или стаж работы на должностях муниципальной ( государственной гражданской) не менее 4 лет.

Начальник архивного отдела в своей профессиональной деятельности подчиняется непосредственно управляющему делами администрации района

При исполнении служебных обязанностей руководствуется:

Конституцией РФ, Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации», Федеральным законом от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19, Законом Тамбовской области от 03.03.2006 № 4-3 «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов Тамбовской области отдельными государственными полномочиями Тамбовской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципальных образований», Законом Тамбовской области от 23.06.2006 № 54-3 «Об Архивном фонде Тамбовской области», Уставом Кирсановского района, иными законодательными и правовыми актами РФ и области, постановлениями и распоряжениями администрации района, Положением об архивном отделе администрации района, а также должностной инструкцией.



2. Функции

Начальник архивного отдела администрации района, замещающий главную муниципальную должность, организует свою работу в соответствии с утвержденным планом развития архивного дела района, административными регламентами :

- предоставление государственной услуги «исполнение запросов юридических и физических лиц о предоставлении архивной информации»;

- предоставление муниципальной услуги «выдачи копий архивных документов, подтверждающих право на владения землей»;

- предоставление документов для исследователей в архиве;


З.Должностные обязанности.

Начальник архивного отдела администрации района, замещающий главную муниципальную должность, обязан :

- соблюдать Конституцию Российской Федерации, федеральные законы, законы области, Устав района;

- обеспечивать качественное и своевременное выполнение задач и обязанностей, закрепленных за отделом;

- добросовестно и качественно выполнять возложенные на него функции, поручения руководителей администрации района;

- разрабатывать годовые и перспективные планы развития архивного дела в районе и составляет отчеты об их исполнении.

- формировать архивные фонды, обеспечивать хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов , включая хранение архивных фондов поселений, в том числе:

- обеспечивать постоянное хранение, комплектование, учет и использование:

- архивных фондов и архивных документов Организаций на носителях различных видов, а также документов личного происхождения, относящихся к Архивному фонду Тамбовской области, переданных на законном основании на хранение в архив;

- печатных, аудиовизуальных и других материалов, дополняющих фонды архива;

- учетных документов, архивных справочников, картотек и других материалов, необходимых в практической работе Отдела

- обеспечивать временное хранение, комплектование, учет и использование документов:


- постоянного хранения, образовавшихся в деятельности располагающихся на территории района организаций, относящихся к государственной собственности, в ходе реализации отдельных государственных полномочий, переданных Отделу в соответствии с действующим законодательством и (или) заключенными договорами.


- по личному составу ликвидированных организаций, зарегистрированных и (или) функционировавших на территории района, не имеющих правопреемников или вышестоящих организаций.

- о согласованию с администрацией при наличии свободных площадей и необходимых условий может осуществлять хранение других архивных документов организаций и граждан;

- разрабатывать и, по согласованию с экспертно-проверочной комиссией управления культуры и архивного дела области, представлять на утверждение администрации района списки организаций - источников комплектования архива, ведет систематическую работу по их уточнению и усовершенствованию;

- осуществлять прием документов Архивного фонда Тамбовской области и других архивных документов на хранение;

-проводить в установленном порядке экспертизу ценности архивных документов, хранящихся в архиве;

- создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в архиве,

- осуществлять организационно-методическое руководство деятельностью архивов организаций - источников комплектования архива района, в том числе:

- рассматривать и согласовывать Положения об архивах, экспертных комиссиях и инструкции по делопроизводству организаций;

- рассматривать и представлять ЭПК управления культуры и архивного дела области для утверждения описи дел постоянного хранения, акты о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения; для согласования - описи дел по личному составу, номенклатуры дел организаций, акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны, акты о неисправимых повреждениях документов;


- изучать и обобщать результаты работы архивов организаций, распространяет их положительный опыт;

- проводить совещания, семинары и консультации по вопросам организации архивного дела;

- информировать органы местного самоуправления, иных заинтересованных лиц о составе и содержании архивных фондов и архивных документов;

-вести личный прием граждан по социально-значимым вопросам, входящим в компетенцию отдела;

- исполнять запросы обращающихся на законном основании юридических и физических лиц о предоставлении документной архивной информации, выдает соответствующим образом оформленные архивные справки, выписки, копии документов, информационные письма, тематические перечни, тематические обзоры документов или письма об отсутствии запрашиваемых сведений в архиве


-предоставлять документы для исследователей в архиве.

-популяризировать архивное дело и архивные документы: оформлять документные выставки, готовить материалы для средств массовой информации, проводить встречи с общественностью, использовать иные средства для достижения указанной цели.

- анализировать и готовить предложения по укреплению материально-технической базы архива;

-исполнять иные поручения управляющего делами администрации района.


4. Права

Начальник архивного отдела администрации района, замещающий главную муниципальную должность, имеет право на:

- внесение предложений в администрацию района по всем направлениям архивной работы, способствующие совершенствованию архивного дела в районе;

- разработку годовых планов развития архивного дела района на основе анализа, состояния дел, целевых комплексных программ по основным направлениям архивной деятельности;

- запрашивание от структурных подразделений администрации района сведений по вопросам организации документов в делопроизводстве;

- осуществление своей работы в контакте со структурными подразделениями администрации района, районными учреждениями, привлекать к своей работе общественность;


- участие в работе семинаров и совещаний, проводимых Управлением культуры и архивного дела Тамбовской области по архивному делу;

- переподготовку (переквалификацию) и повышение квалификации за счет средств муниципального бюджета;

- пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы.

5. Ответственность


Начальник архивного отдела администрации района, замещающий главную муниципальную должность, несет персональную ответственность за:

- состояние архивного дела в районе, его дальнейшее развитие;

- ненадлежащее исполнение возложенных обязанностей, неисполнение отделом своих функций;

- обеспечение сохранности архивных документов, противопожарную безопасность в архивном отделе администрации района;

- осуществление методического руководства за работой ведомственных архивов;


- организацию работы по рассмотрению писем, жалоб и заявлений граждан в соответствии с действующим законодательством;

- ненадлежащее выполнение мероприятий в части обеспечения антитеррористической безопасности.


6. Взаимоотношения

Начальник архивного отдела администрации района взаимодействует: со структурными подразделениями администрации района; с организациями - источниками комплектования муниципального архива, с органами местного самоуправления; отделами администрации области; Управлением культуры и архивного дела области, гражданами.