litceysel.ru
добавить свой файл
1

С.В.Митрофанова вед. науч. сотр.

Российская государственная библиотека

Реализация проектов

и мероприятий подпрограммы «Учет библиотечных фондов»

Национальной программы сохранения библиотечных фондов Российской Федерации (итоги и перспективы)



Учет библиотечных фондов является одним из важнейших условий их сохранения и осуществления контроля за наличием, исключением и реализацией документов, находящихся в фондах библиотек. Правильная организация и ведение учета документов одинаково необходимы, как для каждой библиотеки в отдельности, так и системы библиотек в целом. Поэтому в качестве генеральной основной цели подпрограммы «Учет библиотечных фондов» является – создание системы единого общегосударственного учета библиотечных фондов страны. Подпрограмма в соответствии с Национальной программой сохранения библиотечных фондов Российской Федерации осуществляется в два этапа.

Для первого этапа были определены более конкретные цели: разработка и реализация политики учета библиотечных фондов с использованием автомаитзированных технологий, совершенствование механизма формирования информации о всех видах документов и всех видах фондов в составе библиотек, обеспечение контроля за наличием и движением документов в соответствии с нормативными правовыми актами. В подпрограмме выделено 5 тематических блоков проектов и мероприятий:

Нормативно-правовое обеспечение учета библиотечных фондов

  1. Создание системы единого общегосударственного учета библиотечных фондов России.

  2. Совершенствование системы показателей государственной статистической отчетности.

  3. Научно-методическое и организационное обоснование вывода библиотечных фондов из состава основных фондов (средств).

  4. Автоматизация процессов учета библиотечных фондов.

Реализация их осуществляется в различных формах: нормативно-правовой, научно-исследовательской, организационно-методической, информационной и учебно-педагогической. В каждой из них достигнуты определенные положительные результаты, однако появились и новые проблемы. Они вызваны, прежде всего, происходящими существенными изменениями в политической, социальной и экономической жизни страны, которые оказали влияние на библиотечную сферу.


Появились новые нормативные правовые документы в различных отраслях права, которые являются законодательной основой политики учета фондов, наблюдается все большая зависимость библиотечного законодательства от общероссийского, имеющего статус прямого действия. Библиотечные фонды стали предметом профессиональных интересов различных ведомств, прежде всего Министерства финансов РФ, Министерства имущественных отношений РФ, налоговых органов, казначейства, органов статистики, пристальное внимание библиотекам стала уделять Счетная палата.

На совершенствование системы учета оказывают влияние такие факторы, как активизация процесса изменения видового и структурного состава фонда, всевозрастающие потоки поступления в библиотеки электронных документов, в том числе удаленного доступа, освоение библиотеками компьютерных и информационных технологий, а также применения методов электронного маркирования документов, включая радиочастотное идентифицирование, позволяющее комплексно решать вопросы учета, сохранности использования и проверки фондов.

Центральным направлением реализации подпрограммы является совершенствование нормативно-правовой базы учетной политики фондов. Современное законодательство различных отраслей права является правовой регламентацией учета документов

Анализ разноуровневой системы нормативно-правового обеспечения учетной политики позволил выявить проблемы в системе правового регулирования учета библиотечных фондов. Прежде всего заметно отсутствие основного документа, регламентирующего вопросы учета организации, сохранности, исключения, реализации документов, степени и форм ответственности и наличие прав и обязанностей учредителей и руководителей библиотек. Поэтому основной задачей следующего этапа осуществления программы должна стать – подготовка Положения о системе учета библиотечно-информационного фонда страны. Документ должен иметь статус межведомственного и утверждаться Правительством РФ.

В ходе реализации подпрограммы были подготовлены ГОСТ 7.20-2000 «Библиотечная статистика», введен в действие в 2001 году, проект Положения об организации продажи книг и других документов из фондов библиотек и передан на утверждение Министерству культуры и массовых коммуникаций РФ, а также серия практических пособий «Учет библиотечных фондов» (2001, 2003, 2005гг.), содержащие нормативные правовые документы и методические рекомендации.


В настоящее время главным и единственным официальным документом, регламентирующим учет документов в библиотеках является «Инструкция об учете библиотечного фонда» (утв. Министерством культуры РФ в 1998 г.). Федеральная инструкция стала базовым документом для библиотек иной ведомственной принадлежности, т.е. нормы документа носят межведомственный характер. Однако неопределенный статус этого документа затрудняет его применение даже в библиотеках системы Минкультуры РФ, в частности в библиотеках субъектов Российской Федерации и ЦБС. Особенно осложнило ее использование принятие в 1999 году «Инструкции по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях». Разночтения касались причин выбытия, оформления учетных документов на списание, проверку фондов. Эти же разночтения повторились в другом документе «Инструкции по бюджетному учету» (2004 г.). В 2004 году началась работа над новой редакцией «Инструкции об учете библиотечного фонда». Определена задача – актуализировать содержание ее в соответствии с действующим законодательством, внести изменения и дополнения, отвечающие требованиям учетной политики. Новому документу необходимо придать статус официального, действие которого должны распространяться на библиотеки различного статуса и форм собственности, особенно это касается вопросов взаимодействия библиотечного и бюджетного учета, имущественных и налоговых отношений. Поэтому проект Инструкции должен быть согласован с Министерством финансов РФ или утвержден совместным приказом заинтересованных ведомств, для обоснования внесения дополнений и изменений в «Инструкцию по бюджетному учету» (2004 г., № 70/н) и другие официальные документы этой сферы.

Сложной для решения оказалась проблема вывода библиотечных фондов из состава основных средств (фондов). Подпрограммой предусматривалось изучение статуса библиотечных фондов в составе основных средств. Вопросы изучения этого направления были мотивированы неравноправным положением библиотечных фондов в составе основных средств и переоценкой периодически проводимой в стране с 1992 года по постановлениям Правительства РФ. Практически библиотеки самостоятельно проводят финансовую переоценку фондов, не обладая при этом необходимыми профессиональными знаниями и навыками. В процессе изучения было выявлено: какие виды документов (или фондов) являются объектами библиотечного и бухгалтерского учета, как соблюдаются принципы полноты и достоверности учетной информации в системе библиотечного и бухгалтерского учета, применительно к различным видам документов, насколько балансовая стоимость различного вида документного фонда отражает реальную их цену.


На ближайшее время в условиях становления рыночных отношений вывод всех категорий библиотечных фондов из состава основных фондов (средств) не представляется возможным. Исключение могут составить архивные документы, музейные коллекции, которые в соответствии с Федеральным Законом «Об архивном деле в Российской Федерации» (2004 г.) не относятся к имуществу, стоимость которых отражается на балансе библиотеки.

Создание единой системы государственного учета библиотечных фондов базируется на автоматизации процессов учета. Постановка и решение задач перехода на новые технологии означает внедрение средств и методов автоматизированной обработки данных о библиотечных фондах и реализуется в форме создания автоматизированной системы учета документов.

На основании обследования процессов учета библиотечных фондов как объекта автоматизации, а также изучения функциональных нагрузок АИБС определена общая структура автоматизированной системы учета библиотечных фондов, сформулированы функциональные требования к системе, предложены организация формирования баз данных, порядок и способы представления данных о библиотечных фондах для реализации автоматизированного учета, определены требования к АИБС, используемые в библиотеках РФ. Дальнейшая разработка должна осуществляться в следующих основных направлениях: подготовки рекомендаций по организации учета фондов на базе распространенных отечественных систем, решения технологических, технических и лингвистических вопросов сетевой реализации системы, техническое обеспечение.

Следующий блок проектов, осуществление которых будет способствовать созданию единой системы учета, относится к комплексу учетно-статистических показателей оптимальных для библиотек различного статуса и ведомственной принадлежности.

На основании изучения организации и ведения учета фондов в библиотеках разных ведомств (видового состава документов, учетно-статистических показателей учета, единиц учета документов, выполненных на различных носителях, форм статистической отчетности) разработаны предложения к своду статистических показателей по учету фондов для создания единой формы бланка статистической отчетности для библиотек всех систем и ведомств. Однако с принятием нового международного стандарта «Библиотечная статистика» система показателей будут корректироваться.


Одно из направлений реализации подпрограммы связано с решением проблем учета электронных документов, в частности определением единиц учета для машиночитаемых носителей информации и сетевых электронных ресурсов. Изучив теорию и практику ведения учета электронных документов, исполнители разработали классификацию документов всех типов и виды, понятия и их определения, причины исключения, т.е. предложен порядок учета электронных документов для внесения изменений и дополнений в документы, регламентирующие учет фондов, в частности «Инструкцию об учете библиотечного фонда» и ГОСТ 7.20.2000 «Библиотечная статистика».

Все вышеперечисленные выполненные проекты требуют окончательного завершения и внедрения. Поставленные на первом этапе задачи выполнены, при этом работа осуществлялась с учетом интересов библиотек различного статуса и ведомственной принадлежности.

Таким образом, на первом этапе были созданы необходимые базовые условия для дальнейшего развития данного направления – учет библиотечного фонда.

Второй этап реализации проектов и мероприятий подпрограммы учета библиотечных фондов направлен на завершение работы по совершенствованию учетной политики в сфере учета библиотечно-информационного фонда.

Основные цели:

— обеспечение сохранения документов методами и способами учета;

— реализация единого подхода к созданию системы государственного учета библиотечно-информационного фонда страны.

Задачи:

— актуализация нормативно-правовой базы учета фондов и приведение ее в соответствие с действующим законодательством, устранение противоречий в регламентирующих документах;

— разработка комплекса научных, информационных, инструктивно-методических материалов по организации и ведению учета документов;

— упорядочение системы показателей учета библиотечного фонда, обеспечение сопоставимости учетно-статистических показателей в целях автоматизации учета (единицы учета, единицы хранения для библиотек независимо от статуса, форм собственности и ведомственной принадлежности);


— апробация и внедрение перечня требований о наличии в АИБС функций или тематических баз данных;

— модулей учета фондов;

— информационное обеспечение работы по проблемам учета фондов, создание, использование современных технологий, технических средств при ведении и организации учета документов; организация (участие) и проведение научно-практических конференций, совещаний, семинаров, практикумов, консультаций, курсов системы повышения квалификации.

Основные направления работы

Осуществление дополнительных исследований в целях совершенствования учета всех видов документов, находящихся в фондах библиотек, анализ нормативных правовых актов с позиций совместимости их с нормативными документами по организации учета фондов в библиотеках. Разработка предложений по актуализации нормативной правовой базы, регламентирующей учет документов, внедрение нормативных документов по учету фондов. Изучение и анализ теории и практики ведения учета документов в отечественных и зарубежных библиотеках.

Создание тематических баз данных по проблемам учетной политики. Ведение справочно-информационного аппарата. Формирование библиографической базы данных по проблемам.

В координации с различными структурами осуществление работы по внедрению новых технологий, обеспечивающих интеграцию обработки учетной информации, автоматизированную обработку, создание системы учетно-статистических показателей, фиксируемых и формируемых в АИБС.

Осуществление научно-методического обеспечения библиотек, подготовка и реализация методических рекомендаций, пособий, консультаций, различных изданий.

Организация работы

Организация работы ведется на принципах централизации и координации. Главным исполнителем и координатором является РГБ. В качестве соисполнителей привлекаются специалисты других организаций на договорной основе. В процессе работы над реализацией проектов подпрограммы сформировался творческий коллектив высококвалифицированных специалистов, работающих в научной и практической сфере.


Конечный результат

Реализация проектов и мероприятий позволит создать систему единого государственного учета библиотечных фондов, основанную на автоматизации процессов регистрации, обобщения учетной информации и осуществления контроля за движением (наличием, выбытием, реализацией) и использованием документов, что будет способствовать сохранению библиотечных фондов.