litceysel.ru
добавить свой файл
1
Учет и списание периодических изданий.



Сегодня мы поговорим о работе с фондом периодических изданий. Для начала вспомним определение этих видов документов. Итак, периодические издания - это сериальные издания, выходящие через определенные промежутки времени, с постоянным для каждого года числом номеров (ежедневные, еженедельные, ежемесячные, ежегодные и т.п.). К периодическим изданиям относятся газеты, журналы, продолжающиеся издания и др.)

В ГОСТе 7.20-2000 «Библиотечная статистика » закреплены общие правила учета документов, независимо от статуса библиотеки. Настоящий документ устанавливает единицы учета документов фондов библиотек и органов научно-технической информации.

Основными единицами учета объема фонда журналов являются экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд независимо от изменения заглавия журнала. Кроме того, объем фонда журналов учитывается в годовых комплектах. Если том журнала состоит из отдельных номеров (выпусков), не сброшюрованных вместе, то единицей учета является каждый отдельный номер (выпуск). Сдвоенные номера (выпуски), объединенные издательством, учитываются как один экземпляр, но при регистрации указывается каждый номер журнала. Отдельно изданные периодические приложения к газетам, имеющие индивидуальные заглавия и собственную нумерацию, учитываются как самостоятельные газеты, журналы, брошюры.

Основными единицами учета объема фонда газет являются годовой комплект газет.

Примечание – Дополнительно допускается учет объема фонда в номерах (для непереплетенных газет) и подшивках (переплетенных единицах).

Единицами учета однодневных (разовых) газет служат экземпляр (номер, выпуск) и название газеты. Не учитываются периодические приложения к газетам, не имеющие индивидуального заглавия и собственной нумерации, а также все материалы выездных редакций газет, спецвыпуски, рекламные материалы и другие аналогичные газетные издания.

Периодические и продолжающиеся издания на электронных носителях (CD-ROM, оптических дисках, дискетах) сегодня ни для кого не новость. Они являются одними из основных видов электронных изданий. Единицами учета электронных изданий являются экземпляр и название. Экземпляром для электронных изданий является дискета и оптический диск (CD-ROM, DVD и мультимедиа). К электронным документам относятся электронные документы на съемных носителях, электронные сетевые документы локального доступа, электронные сетевые документы удаленного доступа. АВД в качестве приложения к другим видам документов, например к журналу, не подлежат отдельному учету. Аналогично не учитывается как отдельный экземпляр дискета, которая представляет собой вкладку (вложение) в издание. Все электронные документы, поступающие в библиотечный фонд, подлежат учету.


Библиотечный учет периодических изданий ведется в индивидуальной и суммарной формах.

Индивидуальный (или дифференцированный) учет - это учет каждого конкретного экземпляра документа или каждого названия документа поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него. Для индивидуального учета газет и журналов используется регистрационная карточка. Регистрационная карточка содержит следующие сведения: регистрационный номер издания, название, подзаголовочные данные, периодичность, год издания, отметку о получении номера. Регистрационная картотека на журналы и газеты группируются по алфавиту названий. Индивидуальный учет каждого экземпляра журнала производится с помощью присвоения документу инвентарного номера, т. е. сами номера журналов выступают в роли инвентарного номера. В отделе периодических изданий ведется учет, как в традиционной, так и электронной формах (Показ на слайде «регистрация».)

Журнальному виду издания присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Ж» с номером издания через тире ставится год издания. Инвентарный номер проставляется на титульном листе журнала при его наличии и на 2 листе издания при отсутствии титульного листа. Такие же рекомендации дает ведущий специалист Российской национальной библиотеки по учету библиотечных фондов России Вячеслав Шилов, в журнале « Научные и технические библиотеки» за 2008г №5.

Индивидуальный учет комплектов газет производится в конце года с присвоением годовому комплекту порядкового инвентарного номера. Газетному виду присваивается условное обозначение в виде прописной буквы «Г» с последующим кодовым номером названия газеты. Все документы, поступающие в фонд библиотеки, должны маркироваться. Для этих целей используют различные средства маркировки: штемпели, книжные знаки, индивидуальные машиночитаемые штриховые коды.

Следующий учет – Суммарный (или интегрированный) учет – это учет библиотечного фонда группами (партиями) поступающих или выбывающих документов по одному сопроводительному документу (счету, накладной, акту и т.п.). Все периодические издания, независимо от материальной основы носителя информации, подлежат суммарному учету. В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема. Формой суммарного учета является (книга, журнал, листы суммарного учета библиотечного фонда) в традиционном или машиночитаемом виде. (Показ на слайде « инвентарная книга» «Акты для передачи в отделы»). Независимо от характера материального носителя учетной формы, сведения о движении фонда фиксируется в трех частях « Книги суммарного учета библиотечного фонда» Часть 1 – поступление в фонд; ч.2 – выбытие из фонда; ч.3 – Итоги движения фонда.


Сведения о поступивших в библиотечный фонд документов фиксируется в 1 части «КСУ» в показателях: дата, и « записи, источник поступления, № и или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе по видам, содержанию и на языке коренной национальности), стоимость приобретенных документов. В «КСУ» библиотечного фонда ЦБС содержатся сведения о передаче документов из отдела комплектования и обработки в структурные подразделения центральной библиотеки в библиотеки- филиалы, из одних структурных подразделений в другие.

Сведения о выбывших из библиотеки документов отражаются во 2-й части КСУ библиотечного фонда, с указанием причин исключения. Набор показателей отражающих, распределение документов по видам и содержанию, идентичен во всех трех частях КСУ библиотечного фонда.

В третьей части подводятся итоги движения библиотечного фонда, причем обязательным является подведение итогов за год. В зависимости от принятого библиотекой порядка учета итоги могут также подводиться ежеквартально или раз в полугодие.

Важно, чтобы все документы, а также обязательные экземпляры периодических изданий, предназначенные для принятия их в библиотечный фонд учитывались в соответствующих учетных документах в инвентарных книгах, книгах суммарного учета, учетных каталогах, регистрационных картотеках». Периодические издания, получаемые по системе обязательного экземпляра, подлежат постоянному хранению в составе библиотечного фонда библиотеки.

Какие же проблемы появились в организации и методике ведения библиотечного учета периодических изданий в связи с принятием новых документов по бюджетному учету. Прежде всего, нужно осознать, что библиотечный и бухгалтерский учет взаимосвязаны и подчиняются общегосударственной учетной политике, осуществляемой в стране. Учет стоимости периодических изданий, поступающих в библиотеку по подписке, осуществляется по правилам ведения бухгалтерского учета. Инструкция по бюджетному учёту №148н, утверждённая в 2008 г., перевела бухгалтерский учёт стоимости периодических изданий на забалансовый счёт . П.23. «Периодические издания» предназначены для учёта периодических изданий (газет, журналов и т.п.), приобретаемых учреждением для пользования в рамках его деятельности. Периодические издания учитываются в условной оценке 1 руб. за 1 объект учёта. Аналитический учёт по счёту ведётся по объектам учёта в Карточке количественно-суммового учёта материальных ценностей», который ведет бухгалтерия.


Исключение периодических и продолжающихся изданий из фонда библиотеки.

Фонд библиотеки необходимо периодически просматривать с целью отбора изданий, нуждающихся в переплете, ремонте и списании.

Исключение из фонда устаревших, ветхих, непрофильных, дублетных изданий должно осуществляться ежегодно. К работе по отбору изданий для исключения необходимо привлекать специалистов. На отобранные для исключения издания составляется акт.

Cроки хранения каждого названия периодического издания должны определяться фондовой комиссией. Периодические издания отраслевой тематики целесообразно исключать после 5-10 лет хранения. В зависимости от специфики отрасли эти сроки могут быть увеличены или уменьшены. Необходимо помнить, что при определении сроков хранения издания текущий год не учитывается. Библиотеки должны ежегодно планировать работу по выявлению малоиспользуемой литературы, то есть газет и журналов 5-10-летней давности, на которые не поступало запросов в течение 4-5 лет. Такая литература подлежит исключению как устаревшая.

Библиотекам при участии фондовой комиссии необходимо предусмотреть и принять решения об исключении из фондов периодических изданий на электронных носителях вследствие их порчи.

Особое значение следует придавать учету причин выбытия документов из библиотеки, Документы могут быть исключены из библиотечного фонда по причине: как: - устаревшего содержания; ветхости (физического износа); дефектности; дублетности; непрофильности; утраты.

Инструкция № 590 предоставляет библиотекам право устанавливать сроки содержания и состав документов фонда временного хранения.

Исключением являются:

федеральные и региональные библиотеки, формирующие национальный библиотечно-информационный фонд РФ на основе бесплатного обязательного экземпляра;

особо ценные и редкие издания, отнесенные к книжным памятникам;

архивные документы, которые постоянно хранятся в фондах библиотек и относятся к Архивному фонду РФ.


издания произведений художественной литературы не изымаются и не списываются как устаревшие по содержанию.

Периодические издания могут исключаться из фондов библиотек, например, по истечении следующих сроков:

разрозненные номера газет и журналов – при наличии полных комплектов;

комплекты газет из фондов библиотек – после 2-3 лет хранения, при этом основные центральные газеты, газеты субъекта РФ хранятся за все годы; если библиотека получала несколько комплектов таких газет, то могут храниться 1-2 комплекта;

различные журналы могут исключаться из фондов библиотек после 5 лет хранения.

Для отбора и исключения из фонда библиотеки указанных документов создается комиссия. Ее состав утверждается руководителем библиотеки или учреждения, в ведении которого находится библиотека.

В состав комиссии наряду с библиотечными работниками могут включаться и специалисты по различным отраслям знаний, а также работники финансовой службы и другие специалисты.

При отборе документов работниками библиотеки к просмотру фонда привлекаются члены комиссии.

В ходе просмотра подряд, без пропусков каждого раздела библиотечного фонда, определяются:

физическое состояние каждого документа;

его научная и практическая ценность;

частота и продолжительность использования.

При необходимости библиотеки могут сохранять периодические издания в своих фондах более продолжительное время.

Библиотеки не имеют права изымать и списывать документы, отнесенные к памятникам истории и культуры, режим хранения и использования которых определяется в соответствии с действующим законодательством.

Утвержденные акты со списками изъятых документов являются основанием для списания документов с учета. В инвентарных книгах, книгах суммарного учета библиотечного фонда и регистрационных карточках делаются соответствующие отметки о списании документов с учета. Из алфавитных и систематических каталогов изымаются карточки списанных документов. Первый экземпляр акта вместе со списком хранится в библиотеке и уничтожается только после проведения очередной проверки библиотечного фонда, второй передается в бухгалтерию.


Списанные из фонда библиотеки устаревшие по содержанию и ветхие документы сдаются на пункты вторсырья. Перед сдачей с документов снимаются обложки, изымаются и уничтожаются на месте листы со служебными отметками (штампами, штемпелями).


Минкультуры России конкретизировало сроки проведения инвентаризации библиотечных фондов, которые поддержал Минфин России в письме от 04.11.98 № 16-00-16-198 «Об инвентаризации библиотечных фондов»:

наиболее ценные фонды, хранящиеся в сейфах – ежегодно;

редчайшие фонды – один раз в 3 года;

ценные фонды – один раз в 5 лет;

фонды библиотек до 100 тыс. учетных единиц – один раз в 5 лет;

фонды библиотек от 100 до 200 тыс. учетных единиц – один раз в 7 лет;

фонды библиотек от 200 тыс. до 1 млн учетных единиц – один раз в 10 лет;

фонды библиотек свыше 1 млн учетных единиц – поэтапно в выборочном порядке с завершением инвентаризации всего фонда в течение 15 лет.


Методика проведения проверки фонда разрабатывается библиотекой с учетом ее специфики и общих требований к проведению инвентаризации, с а также инструктивно-методической и технологической документации вышестоящих органов по данному вопросу.

При разработке указанной методики можно воспользоваться постановлением Минтруда России от 03.02.97 № 6 «Об утверждении межотраслевых норм времени на работы, выполняемые в библиотеках», в котором приведен подробный перечень всех работ, проводимых библиотечными работниками в период проверки библиотечного фонда. Сроки ее проведения устанавливаются на основании указанных в документе норм времени на проверку.

Постоянно действующая или назначенная для конкретной проверки комиссия рассматривает результаты проверки и принимает решение о передаче акта о списании документов на утверждение. Результаты проверки отражаются в бухгалтерском учете корреспонденциями субсчетов, аналогичными бухгалтерским проводкам по отражению выбытия документов, приведенным выше.


Муслимова И.И., зав. отделом периодических изданий НБ РБ